آوا انرژی همواره خواهان برقراری شفافیت کامل و رعایت استانداردهای اخلاقی در کسب و کار خود بوده است. در این راستا، سیستم گزارشگری تخلف این فرصت را برای اشخاص طرف قرارداد ایجاد میکند تا هرگونه تخطی از استانداردهای اخلاقی را به فروشگاه گزارش کنند.
منظور از تخلف چیست؟
تخلف اقدامی عمدی است که فرد با ایجاد ممانعت و یا با توسل به اعمال و ابزار فریب کارانه و یا غیر قانونی مرتکب می شود تا به منافع غیرقانونی برای خود و دیگر افراد دست یابد یا موجب ورود خسارت غیرقانونی به دیگران شود. در بسیاری از مواقع چنین اعمالی با هدف فریب دادن و یا گمراه کردن دیگران انجام می شود و آنها را به انجام عمل خلاف سوق می دهد یا آنها را از انجام عمل درست و یا اتخاذ تصمیم صحیح باز می دارد که در مواردی این اعمال یا ابزار می توانند فاقد شواهد مادی باشند. شما میتوانید از این سیستم برای به اشتراک گذاشتن اطلاعات خود در خصوص فعالیتهای نادرستی که مغایر با قوانین و مقررات یا استانداردهای اخلاقی است، استفاده کنید.
چه مواردی را میتوان در این سیستم گزارش کرد؟
ایجاد رانت برای اشخاص خاص
مثال: کارمند آوا انرژی با ایجاد شرایطی غیر عادی برای برخی از اشخاص، به آنها امتیازی نامتعارف داده است.
سوء استفاده کارکنان از موقعیت، اختیارات و دسترسی‌ها
مثال: کارمند آوا انرژی با استفاده از دسترسی ها و اختیارات خود کالاهای فاقد لیبل وزارت بهداشت را پذیرش و ثبت می کند.
دریافت یا پرداخت رشوه یا هدیه
مثال: شخصی در داخل یا خارج از فروشگاه برای انجام کاری خارج از روال تعریف شده آوا انرژی، درخواست رشوه می کند.
سرقت اطلاعات خصوصی اشخاص
مثال: ارسال ایمیل یا پیامک از سوی افراد ناشناس و ارایه اطلاعات محرمانه و شخصی به بهانه های مختلف نظیر فروش ربات.
سایر تخلفات
موضوعاتی که طبق تعریف فوق تخلف محسوب شده اما در گزینه های بالا جای نمی گیرند.
شایان ذکر است تنها گزارشاتی که حاوی یک تخلف بوده و مدارک و مستندات معتبر داشته باشد، مورد رسیدگی قرار خواهند گرفت.
خط مشی افشاگری
کلیه کارمندان و شرکای تجاری گروه آوا انرژی همواره ترغیب شده اند تا با حسن نیت و هدف اصلاح امور، هرگونه فعالیت مشکوک غیر قانونی، غیر اخلاقی یا نامناسب را (که در ادامه تخلف خوانده می شوند) را گزارش کنند از جمله:
- هرگونه نقض قانون یا آئین نامهها و موارد انضباطی؛
- نقض اصول رفتار حرفه‌ای و اخلاقی آوا انرژی یا سیاست ها و رهنمودهای دیگر فروشگاه؛
- هرگونه نگرانی در موارد امور حسابداری، کنترل‌های داخلی و …؛
گزارش فوق الذکر، گزارشگری تخلف (Whistleblowing) نامیده می‌شود. آوا انرژی تجارت خود را بر اساس اصول عدالت، صداقت، امانتداری و احترام بنا گذاشته و انجام می‌دهد. بر همین اساس، تلاش میکند تا این اطمینان را در کارمندان و شرکای تجاری خود بوجود آورد که درصورت مواجهه با تخلف (اگر تمایل داشته باشند) آن را به صورت ناشناس بدون اینکه نگران انتقامگیری یا واکنش منفی باشند، گزارش کنند و از این موضوع اطمینان خاطر داشته باشند که کلیه گزارشها به طور دقیق و سریعا بررسی خواهند شد.
گزارشگری تخلف برای تمام کارمندان آوا انرژی در تمام مناطق (از این به بعد کارمندان خوانده می شوند)، پیمانکاران، کارمندانِ پیمانکاران، مشتریان، تامین‌کنندگان، حسابرسان داخلی و مستقل، نهادهای قانونی و مجری قانون و همه اشخاص ثالث دیگر که با آوا انرژی در حال همکاری هستند، قابل استفاده است.
آوا انرژی کارمندان و شرکای تجاری خود را تشویق میکند تا با حسن نیت، نگرانی های مرتبط با تخلف از قوانین، مقررات و نقض آنها و تخلفهای مالی را افشا و گزارش نمایند.
حسن نیت
- فرد گزارش کننده تخلف باید موضوع مورد گزارش را خود را با حسن نیت اعلام کند و دلایل کافی را که بر اساس آنها معتقد است تخلفی واقع شده است، ارائه نماید. در صورتیکه ثابت شود اتهامات غیر واقعی بوده اند و با سوء نیت یا بدلایل شخصی مطرح شده اند، این عمل خطای جدی محسوب شده و شدید ترین اقدامات انضباطی مقتضی نسبت به آن اتخاذ خواهد شد.
دادرسی عادلانه/شفافیت
- آوا انرژی شفافیت را در طول فرآیند بررسی و گزارش تضمین خواهد کرد.
- همچنین، فرصتی را برای افراد درگیر در فرآیند بررسی فراهم خواهد کرد، تا صدای آنان شنیده شود.
- اگر فردی شواهد موضوعات گزارش شده یا در حال گزارش را مخفی نماید یا از بین ببرد، اقدامات انضباطی مقتضی در مورد وی به اجرا در خواهد آمد.
فرآیند تحقیق
کمیته‌ی گزارشگری تخلف باید از فرآیند تحقیق به صورت زیر تبعیت کند:
- هر زمان که ممکن باشد، (اگر تخلف بطور ناشناس گزارش نشده باشد) کمیته ی گزارشگری تخلف دریافت شکایت را از سوی گزارش‌کننده تخلف به اطلاع وی خواهد رساند.
- این کمیته طی ده روز از تاریخ پذیرش گزارش تخلف تعیین خواهد کرد که شکایت مربوط به تخطی از قانون یا اصول اخلاقی است.
- اگر کمیته، شکایت را نامعتبر تشخیص دهد اعضای آن در زمان مقتضی، دلایل تصمیم‌گیری خود را با فرد گزارش کننده تخلف در میان خواهند گذاشت.
- اگر کمیته تعیین کند که شکایت معتبر است، وقوع تخلف مورد ادعا را بررسی خواهد کرد (کمیته‌ی گزارشگری تخلف یک تیم تحقیقاتی برای انجام تحقیق تعیین خواهد کرد). تیم تحقیقاتی یک گزارش تحقیقی آماده یا نتیجه تحقیقات را همراه با پیشنهاداتی برای اقدامات اصلاحی به کمیته‌ی گزارشگری تخلف، ارائه خواهد نمود.
- تیم تحقیقاتی تلاش میکند که با انجام دادن کلیه اقدامات مقتضی طی 4 هفته از تاریخ ارجاع گزارش از سوی کمیته تحقیق، فرآیند تحقیق تکمیل شود. اگر فرآیند تحقیق بیش از این مدت طول بکشد، این تیم باید دلایل خود را به کمیته‌ی گزارشگری تخلف اعلام کند.
- اعضای کمیته‌ی گزارشگری تخلف با اکثریت آرا تصمیمی را بر اساس یافته ها و توصیه های تیم تحقیقاتی اعلام خواهند کرد.
اقدامات اصلاحی و مقررات
اگر فروشگاه تعیین کند که تخلف از قانون یا اصول حرفه ای و اخلاقی رخ داده است، اقدامات اصلاحی زیر را در پیش خواهد گرفت:
- در مورد هر فردی که بعنوان متخلف شناسایی شود اقدامات انضباطی مناسب اتخاذ خواهد شد. که می‌تواند شامل اخراج از کار/ فسخ قرارداد نیز باشد. اگر کمیته‌ی گزارشگری تخلف بر این عقیده باشد که تحقیق انجام شده وقوع فعالیتها و اعمال نادرستی را افشا میکند که قابل تنبیه است، می تواند اقدام خود را آغاز نماید.
- کنترل‌ها، سیاست‌ها و رویه‌های مناسبی در کلیه واحدها پیاده سازی می‌شود تا از کشف سریع تخطی های مشابه اطمینان حاصل شود.
- در زمان بازرسی یا هر زمان پس از آن، اگر فردی علیه گزارش کننده تخلف دست به اقدامات تلافی جویانه بزند، یا شاهدان و یا اعضای رسیدگی کننده به تخلف را تحت تاثیر قرار داده و هدایت کند یا شواهد و مدارک را دستکاری نماید، آوا انرژی ناچار خواهد بود تا اقدامات تنبیهی جدی را اتخاذ نماید که شامل قطع همکاری نیز خواهد بود.
وظایف و مسئولیت ها
گزارش کننده تخلف
- گزارش کنندگان تخلف اطلاعات اولیه ی مرتبط با تخلف اثبات شده را فراهم می‌کنند.
- گزارش کننده تخلف (شامل گزارش‌کننده تخلف ناشناس) باید تمام شواهد تحلیلی موثق و قابل دستیابی را فراهم سازد تا تحقیق آغاز گردد. تحقیق بدون ارائه شواهد معتبر انجام نخواهد شد. در هر حال، گزارش کننده تخلف نباید بدنبال تهیه شواهدی باشد که به آنها دسترسی محدود دارد.
- گزارش کننده تخلف (در صورتیکه ناشناس نباشد) باید برای مصاحبه توسط تیم تحقیقاتی آمادگی داشته باشد. گزارش کننده تخلف نباید بر اساس نظر خود در انجام تحقیق اقدام کند و راسا اقدام به تحقیقات نماید.
- در صورتی که گزارش دهنده تخلف در ارتکاب تخلف شریک یا معاون شناخته شود و با مرتکبان همکاری نموده باشد، از اقدامات انضباطی مصون نیست.
- گزارش کننده تخلف در مواردی که از نظر قانونی حق مراجعه به مقامات قانونی را دارد می‌تواند در صورت صلاحدید علاوه بر شکایت قانونی موضوع را به اطلاع کمیته گزارشگری تخلف نیز برساند.
- گزارش کننده تخلف نباید در مورد تخلف در محل کار یا هرگونه نشست یا دورهمی اجتماعی یا غیر رسمی صحبت کند.
افراد حاضر در فرآیند تحقیقات
- تمام شاهدان و افرادی که مصاحبه شده اند یا اطلاعاتی ارائه کرده اند می بایست در فرآیند تحقیق حضور و همکاری کاملی با تیم تحقیقاتی داشته باشند.
- افراد حاضر باید از بحث یا افشای تحقیقات یا شهادت خود با اشخاصی که با تحقیقات مرتبط نیستند، خودداری کنند.
- افرادی که در فرآیند تحقیق حضور دارند تحت هیچ شرایطی نباید در مورد ماهیت شواهد درخواستی یا ارائه شده با اظهارات خود با سوژه تحقیق صحبت کنند مگر اینکه با رضایت تیم تحقیقاتی باشد.
- درخواست محرمانه یا ناشناس ماندن هویت و اطلاعات فاش شده از سوی افراد حاضر باید در محدوده ی نیازهای قانونی فرآیند تحقیقات و با حفظ عادلانه بودن این فرآیند در حد امکان محترم شمرده شوند.
- افراد حاضر در فرآیند تحقیق بدلیل نقش ویژه خود در برابر اقدامات تلافی جویانه حفاظت می‌شوند.